Zasady udostępniania dokumentacji medycznej
SPZOZ w Parczewie prowadzi, przechowuje i udostępnia dokumentację medyczną w sposób i na zasadach określonych w Ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.
Zgodnie z Art. 26. Ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej stanu zdrowia pacjenta oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych przysługuje:
1. Pacjentowi, któremu udzielano świadczenia zdrowotne;
2. Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta;
3. Osobie upoważnionej przez pacjenta;
4. Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym. Dokumentacja medyczna jest udostępniana także osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia.
1) W przypadku sporu między osobami bliskimi o udostępnienie dokumentacji medycznej, zgodę na udostępnienie wyraża sąd w postępowaniu nieprocesowym na wniosek osoby bliskiej lub osoby wykonującej zawód medyczny. Osoba wykonująca zawód medyczny może wystąpić z wnioskiem do sądu także w przypadku uzasadnionych wątpliwości czy osoba występująca o udostępnienie dokumentacji lub sprzeciwiająca się jej udostępnieniu jest osobą bliską.
2) W przypadku gdy pacjent za życia sprzeciwił się udostępnieniu dokumentacji medycznej sąd w postępowaniu nieprocesowym na wniosek osoby bliskiej, może wyrazić zgodę na udostępnienie dokumentacji medycznej i określić zakres jej udostępnienia, jeżeli jest to niezbędne.
Zgodnie z Art. 26. Ust. 3 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej stanu zdrowia pacjenta oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych przysługuje również organom i podmiotom wskazanym w ww. ustawie.
Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
1. do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych, albo w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć;
2. przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku;
3. przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
4. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
5. na informatycznym nośniku danych.
Zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez SPZOZ w Parczewie, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, na żądanie pacjenta lub innych uprawnionych organów lub podmiotów.
Udostępnianie dokumentacji medycznej w SPZOZ w Parczewie:
1. W celu uzyskania dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez niego, składa wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej.
2. Wniosek może zostać złożony w dowolnej formie (m.in. ustnie w tym telefonicznie, pisemnie w tym drogą elektroniczną) z zastrzeleniem, iż treść wniosku pozwoli na uwierzytelnienie osoby składającej wniosek oraz w treści wniosku będzie określony zakres i rodzaj dokumentacji medycznej, która ma być udostępniona.
3. W celu ułatwienia podania przez wnioskodawcę niezbędnych informacji SPZOZ w Parczewie proponuje do wypełnienia „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej”.
4. Wniosek można złożyć do:
1) Działu Metodyczno-Organizacyjnego SPZOZ w Parczewie (Budynek Administracji SPZOZ w Parczewie, I piętro, pokój nr 13, tel. 83 355 21 83, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) – w przypadku dokumentacji medycznej oddziałów szpitalnych oraz innych komórek medycznych, które uprzednio złożyły dokumentację medyczną do zakładowego Archiwum Dokumentacji Medycznej SPZOZ w Parczewie w celu jej dalszego przechowywania;
2) Zespołu Poradni Specjalistycznych (tel. 83 355 22 03, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.)– w przypadku dokumentacji medycznej poradni specjalistycznych z zastrzeżeniem pkt. 1;
3) Szpitalnego Oddziału Ratunkowego (tel. 83 355 22 05 / 83 355 21 48, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) – w przypadku dokumentacji medycznej SOR z zastrzeżeniem pkt. 1
4) Pracowni diagnostycznych – w przypadku dokumentacji medycznej Pracowni Rentgenodiagnostyki Ogólnej i Pracowni Tomografii Komputerowej oraz Pracowni USG (tel. 83 355 21 92, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.), Pracowni Endoskopowej (tel. 83 355 21 52, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) z zastrzeżeniem pkt.1;
5) Ośrodka Rehabilitacji Dziennej (tel. 83 411 33 36, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) – w przypadku dokumentacji medycznej tej komórki z zastrzeżeniem pkt. 1);
6) Sekretariatu SPZOZ w Parczewie (tel. 83 355 21 02, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.).
7) wykorzystując Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej, ePUAP: /SPZOZ-Parczew/SkrytkaESP.
5. „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej” można pobrać z niniejszej strony internetowej lub bezpośrednio w Dziale Metodyczno-Organizacyjnym lub w poszczególnych komórkach, które udostępniają dokumentację medyczną w SPZOZ w Parczewie.
6. Wnioski można składać w dni robocze, w godz. od 7:25 do 15:00 w Sekretariacie SPZOZ w Parczewie lub w Dziale Metodyczno-Organizacyjnym. W pozostałych dniach i godzinach wnioski można składać w komórkach medycznych, których dotyczy dokumentacja medyczna. Komórki medyczne mają obowiązek niezwłocznego przekazania wniosku odpowiednim komórkom realizującym udostępnienie dokumentacji medycznej
7. W celu uwierzytelnienia tożsamości wnioskodawcy SPZOZ w Parczewie może zwrócić się do wnioskodawcy (np. telefonicznie) z żądaniem podania dodatkowych danych identyfikujących lub informacji związanych z konkretnym epizodem leczniczym (będących w posiadaniu Szpitala).
8. Udostępnianie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych przez pracowników upoważnionych przez Dyrektora SPZOZ w Parczewie do udostępniania dokumentacji medycznej.
9. Do ewentualnego poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji medycznej upoważnieni są pracownicy SPZOZ w Parczewie udostępniający dokumentację medyczną.
10. W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę inną niż pacjent, dodatkowo należy przedstawić dokument potwierdzający prawo do odbioru dokumentacji medycznej, np. upoważnienie. Przykładowy wzór dokumentu można pobrać tutaj: „Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej”.
11. Upoważnienie można sporządzić własnoręcznie lub pobrać z niniejszej strony internetowej lub bezpośrednio w Dziale Metodyczno-Organizacyjnym oraz w poszczególnych komórkach, które udostępniają dokumentację medyczną w SPZOZ w Parczewie.
12. Za udostępnienie dokumentacji medycznej SPZOZ w Parczewie pobiera opłaty wg obowiązującego Cennika Usług Medycznych SPZOZ w Parczewie*, tj.
• Jedna strona wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - 16,95 zł;
• Jedna strona kopii dokumentacji medycznej - 0,39 zł;
• Udostępnianie dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych - 3,26 zł zł
* Cena obowiązuje od 01.03.2025 r. na podstawie Zarządzenia nr 12/2025 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Parczewie z dnia 17.02.2025 r. zmieniające zarządzenie
nr 38/2024 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Parczewie z dnia 22.11.2024 r. w sprawie wprowadzenia cennika usług medycznych i niemedycznych SPZOZ w Parczewie.
13. Opłaty, o której mowa powyżej, nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:
• pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie poprzez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii, wydruku lub na informatycznym nośniku danych przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych;
• w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
14. Planowy odbiór udostępnionej dokumentacji medycznej odbywa się w dni robocze w Dziale Metodyczno-Organizacyjnym oraz w poszczególnych komórkach, które udostępniają dokumentację medyczną SPZOZ w Parczewie, w godz. Od 7:00 do 14:35 lub od 7:25 do 15:00 (w zależności od godzin pracy danej komórki).
15. sytuacjach wyjątkowych (np. w przypadku, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta) dokumentację medyczną udostępnia się niezwłocznie bez ograniczenia czasowego, po wcześniejszych ustaleniach.
16. Udostępnioną dokumentację medyczną można:
• odebrać osobiście lub poprzez przedstawiciela ustawowego albo osobę upoważnioną;
• otrzymać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (za dostarczenie dokumentacji medycznej SPZOZ w Parczewie pobiera opłaty zgodnie z umową zawartą z operatorem pocztowym wg. obwiązującego w Zakładzie cennika);
• otrzymać za pośrednictwem poczty elektronicznej – zdigitalizowaną dokumentację medyczną, spakowaną w formacie „zip” i zabezpieczoną hasłem. Hasło uzyskuje się w dni robocze w Dziale Metodyczno-Organizacyjnym SPZOZ w Parczewie, w godz. od 7:25 do 15:00 pod numerem telefonu: 83 355 21 83. Dokumentacja medyczna udostępniona w postaci odwzorowania cyfrowego (skanu) może być przekazana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (z zapewnieniem cyberbezpieczeństwa) lub na informatycznym nośniku danych, na żądanie pacjenta lub innych uprawnionych organów lub podmiotów (pod warunkiem potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy);
17. Po udostępnieniu dokumentacji medycznej - pacjent, przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona kwituje odbiór dokumentacji medycznej (w przypadku odbioru osobistego).
18. Oryginalna dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia (zgodnie z obowiązującymi przepisami) może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta na wniosek.
19. Informacja o dokumentacji medycznej przeznaczonej do zniszczenia zostaje udostępniona na tablicy ogłoszeń oraz stronie internetowej SPZOZ w Parczewie.